Í mörgum litlum og meðalstórum-útflutningsverksmiðjum þarf einn sölumaður utanríkisviðskipta oft að sinna öllum þáttum samtímis, þar á meðal sölu, pöntunarrakningu, skjöl og-eftirsöluþjónustu. Með aukningu í pöntunum getur ein manneskja einfaldlega ekki stjórnað öllu, sem leiðir til seinkaðrar upplýsingasendingar, hægari þjónustuviðbragða og samdráttar í upplifun viðskiptavina. Nokkrar kínverskar LVL verksmiðjur eru að innleiða „teymisamvinnu“ nálgun, sem gerir hverjum einstaklingi kleift að einbeita sér að styrkleikum sínum, sem leiðir til umtalsverðrar framförar í heildar skilvirkni og þjónustugæðum.
1. Hversu lengi getur einn-Mannþáttur varað?
"Frá fyrirspurnum viðskiptavina til sendingar, ég sinni öllu sjálfur. Ég svara tölvupóstum á daginn, vinn skjöl á kvöldin og svara jafnvel skilaboðum viðskiptavina um helgar." Þetta er raunveruleikinn fyrir sölumann í utanríkisviðskiptum.
Í mörgum litlum og meðalstórum-útflutningsverksmiðjum er engin skýr verkaskipting milli sölu og pöntunarrakningar. Einn sölumaður sinnir mörgum viðskiptavinum, þarf að þróa nýja viðskiptavini, viðhalda þeim sem fyrir eru og sinna ýmsum verkefnum eins og eftirfylgni pöntuna, tollskýrslu, samhæfingu vöruflutninga og endurgjöf eftir-sölu.
"Ég er að meðhöndla á annan tug pantana samtímis, hver með mismunandi framvindumælingu, og upplýsingarnar dreifast um ýmsa tölvupósta og spjallskrár. Stundum þegar viðskiptavinir spyrja um staðsetningu sendingarinnar tekur það mig langan tíma að komast að því," sagði sölumaðurinn harmaði.
Niðurstaðan er minni vinnu skilvirkni, hægari viðbrögð viðskiptavina og þjónustubil.
2. Frá "Lone Wolf" til "Collaborative Teamwork"
Til að bæta heildarhagkvæmni hafa sumar verksmiðjur byrjað að innleiða „teymisvinnu“ líkan:
- Sala: Sérstakt starfsfólk sér um fyrirspurnir viðskiptavina, veitir tækniaðstoð og stundar viðskiptasamninga, með ábyrgð á að "viðhalda góðu viðskiptasamböndum."
- Pöntunarrakningar: Sérstakir pöntunareftirlitsmenn eða teymi eru ábyrgir fyrir framleiðslurakningu, gæðasamhæfingu og sendingarfyrirkomulagi, með ábyrgð á "að tryggja að pantanir séu sendar á réttum tíma og með gæðum."
- Skjöl og flutningar: Sérstakir skjalaþjónar eða fagmenn flutningsmiðlarar sjá um tollskýrslur, bókanir og skjalagerð, með þá ábyrgð að "tryggja endanlega hlekkinn í flutningskeðjunni."
"Áður þurftu sölumenn að sinna pöntunarviðræðum, framleiðslustjórnun og skjölum. Nú hafa allir sitt sérstaka hlutverk sem gerir þeim kleift að einbeita sér að eigin verkefnum," sagði verksmiðjustjóri.
3. Sérstakar umbætur sem samstarfslíkanið hefur í för með sér
Eftir að hafa innleitt-teymisbundna verkaskiptingu hefur rekstrarhagkvæmni verksmiðjunnar batnað verulega:
- Sölustarfsmenn geta einbeitt sér meira að sölu: Áður hafði það tekið hálftíma að athuga framvindu framleiðslunnar að svara fyrirspurn viðskiptavina; nú geta pöntunarstjórar veitt nákvæm svör með skjótri athugun, sem gerir sölufólki kleift að bregðast mun hraðar við.
- Pöntunarstjórar geta stjórnað framvindu kerfisbundinnar: Áður var pöntunarupplýsingum dreift um spjallskrár og tölvupósta sölufólks, sem gerði sameinaða stjórnun erfitt; nú nota pöntunarstjórar staðlaða töflureikna, sem tryggir að allar pantanir séu skráðar einsleitt.
- Skjalaþjónar geta séð um tollafgreiðslu á fagmannlegri hátt: Áður fyrr lærðu sölumenn tollafgreiðslu á eigin spýtur, sem leiddi til mikillar villutíðni og hægrar skilvirkni; nú eru hollir skjalaþjónar vandvirkir og duglegir, sem bæta umtalsvert-þarfi í fyrsta skipti.
„Með fleiri pöntunum er erfitt fyrir einn mann að sinna öllu,“ sagði utanríkisviðskiptastjóri. „Eftir að við skiptum vinnunni á milli batnaði ánægju viðskiptavina í raun því hvert skref varð hraðari og nákvæmara.“
4. Upplýsingamiðlun í hópsamstarfi
Til að koma í veg fyrir samskiptabilanir af völdum hverrar manneskju sem sér um sitt eigið svæði, hafa sumar verksmiðjur komið á fót upplýsingamiðlunaraðferðum sem byggjast á samstarfi teymisins:
- Samskipti pöntunarhópa: Fyrir hverja pöntun er stofnaður tímabundinn samskiptahópur (svo sem WeChat hópur). Allt viðeigandi starfsfólk, þar á meðal sala, pöntunarrakningar, framleiðsla, skjöl og flutningar, eru í hópnum, sem tryggir samstilltar upplýsingar og gagnsæja framvindu.
- Mælaborð pöntunarstöðu: Sameiginlegt töflureiknir eða hvíttafla sýnir öll helstu áfanga og núverandi stöðu pantana, sem gerir öllum kleift að athuga hvenær sem er án endurtekinna fyrirspurna.
- Skrár yfir afhendingu pöntuna: Eftir að sala hefur staðfest pöntun, taka þeir saman „Afhendingareyðublað fyrir pöntun“ þar sem skýrt kemur fram kröfur viðskiptavina, sérstök atriði, skuldbindingar um afhendingardag o.s.frv., og afhenda það pöntunarrekandanum til að forðast aðgerðaleysi eða misræmi sem stafar af munnlegum samskiptum.
„Við höfum meginreglu: upplýsingar sem hægt er að skrá skriflega ætti ekki að koma á framfæri munnlega,“ sagði verksmiðjustjóri. „Með skráðum upplýsingum er grundvöllur til að rekja til baka ef vandamál koma upp.“
5. Hvaða breytingar hafa viðskiptavinir tekið eftir?
Þrátt fyrir að þessar innri ferlisbreytingar séu „hljóðlátar“ finnst viðskiptavinum að lokum muninn:
- Hraðari viðbrögð: Áður biðu viðskiptavinir lengi eftir svari við spurningu. Nú, þegar viðskiptavinir senda skilaboð, geta sölumenn veitt skjót og nákvæm svör, sem lætur viðskiptavini líða að "þessi verksmiðja er móttækileg."
- Færri villur: Áður komu upp einstaka vandamál eins og „afhendingardagar sem lofað var af sölu sem passaði ekki við framleiðslu“ eða „röng útfyllt-skjöl“. Nú, með skýrri verkaskiptingu, hefur verið fækkað til muna af þessum grunnskekkjum.
- Faglegri þjónusta: Viðskiptavinir fá staðlaðari skjöl, sendingartilkynningar eru tímabærari og allt samstarfsferlið er sléttara.
„Áður fyrr kvörtuðu viðskiptavinir stundum: „Hvers vegna vitum við ekki fyrri framvindu þegar tengiliðurinn breytist?“,“ sagði sölustjóri. „Nú, með betri upplýsingamiðlun, geta samstarfsmenn á hvaða stigi sem er strax skoðað söguleg gögn, sem leiðir til stöðugrar upplifunar viðskiptavina.
Frá "einn aðili sem ber allt" til "teymisvinnu," undirliggjandi hvatning er leit að skilvirkni vinnu og þjónustugæði. Þegar LVL verksmiðjur í Kína eru tilbúnar að fjárfesta tíma í að hagræða ferlum og skipta verkefnum upp, upplifa viðskiptavinir ekki aðeins „hraðari viðbrögð“ heldur einnig „faglega og áreiðanlega“ birgjaímynd. Þessi stjórnunarhugmynd að „leyfa fagmönnum að gera faglega hluti“ er óhjákvæmilegt val fyrir kínverska framleiðslu til að auka samkeppnishæfni sína í stórum-rekstri.
